ダブルブッキングになってもあわてない、3つのステップ

こんにちは。

てらぴーだよ。

雨が降り出して、さらに寒くなりそうな夜に、手帳の時間です。

今日1日を丁寧に振り返りましょう。

ダブルブッキングってありますよね。

予定が入っていたのに予定を入れちゃうとか。

ダブルブッキングじゃないけど、ウィークリーをめくったら、とんでもない重要なイベント（仕事）が、月曜日に組まれていて、「わ、忘れてたー、準備もあるし今からじゃ間に合わないよー」、と記憶喪失を装いたくなるとか、すべてを投げ出してインドで修行に入りたくなるとか。

そうならないようにするのが「スケジュール管理」なのに。すべきことって、集団化しやすいんでしょうか？

あれもこれも一時に来ることがありますよね。

少しでも、パニくるのを避けるために、3つの手順があります。

まずは、「しなければいけないこと」をすべて書き出すこと。

慌てふためくのは、何をすればいいのかが分かってないから。

たとえ、混線していたとしても、解きほぐすためには、その混線している要素（タスク）をはっきりさせないと、解きほぐし方も見えてきません。

プライベートも含めて、しなければいけないこと、したいこと、いつもしていることを紙よりは、「付箋」に書き出しましょう。

後で張り替えて、ベストなフローチャートを見つけるために。

その際、所要時間が分かったら、書き添えておきましょう。

また、書き出したものを見直しして、さらに細かく分けられる場合は、細分化しましょう。

「資料作り」だったら、「資料の検索」とか「読み込み」「ワープロ打ち」「プリントアウト」「人数分コピー」なんかに分解できるでしょう。

作業を分解していく段階で、「これはあの人に任せられる」など自分がしなくてもいいことも見えてきます。

さて次に、書き出した付箋を評価しましょう。重要度をつけるのです。

決めては締め切りがあるかないか。

この曜日のこの時間までに、これぐらいの仕上がりで形にしないといけないとか、この日のこの時間で先方との約束があって、動かすことはできないとか、そういった、時間で縛られていることをウィークリーに貼ってみましょう。

そうすれば、逆に「自分が自由にできる時間（帯）」が見えてくると思います。

なので、空き時間を見たかったら、断然ウィークリーでバーチカルです。

または、レフト式。

ボックスタイプのは、予定はわかりますけど、空き時間をとらえるのは厳しそうです。

付箋に「すること」すべて書いて、動かせないものから貼っていき、後は重要なものから貼ればいいのです。

曜日時間の指定はないけれど、今週中にしておいたほうがいいもの、逆に、来週でも構わないもの、そうやって、振り分けます。

最後に、手帳を何度も見直すこと、一つの案件が終わると、状況が変わることもあり得ますから。

だから、付箋なのです。

だから、何度も見直すのです。

「これでいいかな」と思っても、将棋やチェスのように、「待てよ、これをこっちに移したら、この時間にこれもできるな」とか、「ここの順番を入れ替えたら効率よくないか」といったさらなる可能性や工夫が見えてくるものです。

時間が固定されていると思ってたことでも、「ここをこうしたら、こうなるから、相手にも迷惑ではないかも」なんてアイデアも出てくるでしょう。

付箋に書き出して、順番を決めて、そして日に何度も見返す。

特に、「何度も見返す」をしていれば、そうそうダブルブッキングにはなりますまい。

というわけで、手帳を活用して、毎日を充実させましょう。