手帳でのスケジュール管理のキモは二つ
こんにちは。
てらぴーだよ。
風もなく思いのほか寒くはない夜に、手帳の時間です。
今日1日を丁寧に振り返りましょう。
夕方、散歩に出てみたら、思ってたよりも寒くありません。
風がないせいかな。
数年前から愛用の、ニット帽もかぶらなくてもいいくらい。
冬は、あれこれの防寒具で、どうしても重装備になります。
ニット帽にネックウオーマー、手袋にレッグウオーマー。
もちろん靴下も分厚いのを。
外に出る時には重装備ですけど、散歩で体が温まったり、暖房の効いているお店、特にカフェに入るときなど、適宜脱いだりしなくてはならず、忘れ物の発生にもつながります。
手袋や靴下って、片方だけ無くなるよね。
呪いにかかったように。
さて、手帳といえば、スケジュール管理。
そしてそのスケジュール管理の肝はと言えば、「詳細」と「一覧」だと答えましょうか。
ルーティンなら書かなくても分かりますけど、初めての案件とか、とても大事な事柄だと、手帳に書きますよね。
スマホやカレンダーでスケジュール管理している人も同じでしょう。
日時と事案の名称を記録するに違いありません。
でも、その詳細、内容に関しては、スペースの関係もあって、手帳だと書けなかったりしませんか?
右側の1ページがまるまるメモスペースという形式なら、詳細を書くのは可能でしょうが、僕が使っていてまた推奨もしている「バーチカル」だと、これが難しい。
ただ、バーチカルでも1日の時間軸が終わったその下とか、レイアウトの具合で、週の初めあるいは週の終わりに「1日分」のスペースが空くはずなので、これらの「余白」を利用して、スケジュールの詳細を付け加えることが可能です。
ネットのニュースで「すごい手帳を発見しました」という記事があったので見てみると、時間軸が書かれていないバーチカルの手帳でした。
確かにこれだと、時間による制約がありません。
例えば、3時から4時の案件をその時間帯に書かなくてもいいのですから。
たいていの人は、この日のこの時間に何とかしなければいけないアポやら締め切りやらなんて、数件ではないでしょうか。
後は、締め切りがあっても、いつもの業務、ルーティンな事柄になるのではと思います。
それであれば、時間軸のないバーチカルで、スケジュールの名称だけでなくその詳細までも書けると思います。
ただ、バーチカルの特徴は、時間軸をそろえて1週間を並べ、どんな時間の使い方をしているのか、自分が自由になる時間はどれだけあるのか、といったことを見た目でも分かるようにしたものだと捉えているので、時間軸を無くして自由に記録するとなると、バーチカルの本来の意図から外れてしまうような気もします。
バーチカルの、メモ欄が少ない欠陥を補完するのが、付箋です。
手帳には、案件名だけを記入して、その詳細などは付箋に書いて貼っておく、そういった使い方をしている人は多いのではないかと思います。
付箋じゃなくても、普通のメモ用紙でも、きれいにはがせるマステで張り付けることもできます。
手帳の記入に関しては、デジタルには及ばないものの、拡張するツールもまたいろいろあるだけでなく、日々進化しているのです。
もちろん詳細は、別建てのノートに記入することもできます。
手帳とノートの2本立ては、これからますます増えていくと思います。
詳細と並んで、スケジュールで注意したいのが、一覧です。
毎日が重要な仕事の締め切りとかで埋まっている、という人は少ないと思います。
日時が決められた締め切りは週に数件でしょう。
重要なのは、大切な、外せない仕事と日々のルーティンの兼ね合いでしょう。
あまりにも近視眼になって、目の前の仕事にばかり集中していると、動かせない締め切りのある仕事をついつい後回しにしてしまうかもしれません。
週末などに、ウィークリーを1枚めくると、そこに忘れていた、締め切りのある案件が書いてあって、
「しまったあぁぁ!これがあるんだったぁ!「来週」だから見えなかったぁ。
どうしよう?間に合わないかも!」
なんてことにもなりかねません。
今日明日の仕事、それから今週の仕事、さらには今月の仕事、といったふうに、一区切りついた時点で、一覧する時間を設けるべきです。
すごく大切な事柄であれば、「何々の件、何月何日まで、忘れるな!」と付箋に貼って、常に「今日」のところに貼っておくというのも手です。
スケジュールは、詳細と一覧に気をつけて、確認することが大切なのです。